☑️ 프로세스와 승인권한(전결규정) 반영
전자결재는 서면결재의 행동을 시스템에서 똑같이 하는 것을 의미하지 않습니다. 결재 단계를 구조화하고, 단계별 제도를 담는 것입니다.
☑️ 결재는 규정에 따른 권한 행사
결재는 도장을 찍고 싸인을 한 이미지가 중요한 것이 아닙니다.
중요한 것은 승인의 권한이며, 시스템의 증빙입니다. (언제, 어디에서, 어떤 권한으로)
HR시스템은 인사발령과 조직에 따른 권한으로 결재를 위한 프로세스를 구성하고 제도를 반영하는데 최적화 되어 있습니다.
그룹웨어의 전자결재와 비교하여 주십시오. 우리 회사의 제도를 어느 정도 반영할 수 있는지를 확인하여 주십시오.
☑️ 결재는 여러 부서의 의사결정 절차
현업의 의사결정 : 발신결재
담당 부서의 의사결정 : 수신결재 (인사/총무/재경/구매팀 등)
스탭의 의사결정 : 발신결재추가 (법무담당, 회계담당 등)
결재과정의 조회 : 참조자 (의사결정 미참여하지만 조회 필요)
팀원-팀장으로 끝난다면 메일로도 충분할 수 있지만, 기업의 의사결정은 단순하지 않습니다.
☑️ 결재 참여의 여러 형태
결재 : 승인 또는 반려
협조/합의 : 실행부서는 아니지만 협력과 동의(합의)가 필요한 경우
회수 : 다음 결재자가 승인하기 전에 회수 (다음 결재자의 결재함에서 제외)
참조 : 승인 또는 반려의 권한은 없지만 결재과정을 조회해야 하는 경우
후열/후결 : 부재 등의 이유로 결재가 종료된 후 열람하거나 결재하는 경우우
전자결재를 신청-승인으로 단순화하는 솔루션이 많지만 기업의 의사결정 문화는 복잡합니다다.
☑️ 전자결재는 HR시스템의 핵심 엔진
HR시스템에서 전자결재는 휴가, 총무 등 다양한 신청에 대한 승인절차를 제공합니다.
즉, 휴가신청-승인 프로세스를 제공하지 않으면 HR시스템으로 역할을 하지 못하게 됩니다. 전자결재가 기본기능으로 제공되어야 할 이유입니다.
전자결재 (무상) 기본제공
유료로 제공하거나, 단순한 절차만 제공하는 솔루션과 비교하여 주십시오.
☑️ 다양한 결재 참여 구성
기안자가 결재를 신청한 다음에는 결재, 합의, 협조 등의 명칭으로 결재를 수행하는 참여자와 결재과정을 조회만 하는 참조자로 구성되어 있습니다.
☑️ 발신결재
합의/협조/수용/접수/허가 등
결재용어 고객사별 변경 가능
결재용어 고객사별 변경 가능
1️⃣ HR시스템은 조직과 인사발령을 관리합니다. 결재선은 이러한 발령에 따라
자동 설정할 수 있습니다.
자동 설정할 수 있습니다.
2️⃣ 모든 결재선은 신청서 단위로 설정할 수 있습니다. (전체 신청서 일괄 설정도 됩니다.)
3️⃣ 기안자의 상위 직책 몇 단계까지 할 것인지 쉽게 설정할 수 있습니다.
4️⃣ 상위 직책자를 선택할 수 있습니다.
(5단계 결재에서 , 파트장-팀장-실장-본부장이 있을 때 포함된다로 설정합니다.)
(5단계 결재에서 , 파트장-팀장-실장-본부장이 있을 때 포함된다로 설정합니다.)
5️⃣ 신청서별-조직별로 직책/직위 단위로 설정할 수 있습니다.
(특정 부서에 특정 직책/직위가 있을 때 설정합니다.)
(특정 부서에 특정 직책/직위가 있을 때 설정합니다.)
6️⃣ 예외적인 상황에서 개인별로 설정할 수 있습니다.키워드 검색: 인사정보에 기반하여 키워드로 즉시 검색할 수 있습니다.
기안 후 승인/반려와 같은 결재와 관련부서가 합의, 협조 등으로 의사결정에 참여하며, 이를 구성하는 방법입니다.
☑️ 발신결재자 추가
특별휴가, 대외 공문 등은 회사의 규정과 법을 준수해야 하므로 이를 점검하는 법무담당, 재경담당 등을 발신결재에 지정하여 추가할 수 있습니다.
🔢 숫자가 같으면 병렬, 다르면 순차결재입니다. (1-2-3-3-4-5 일때 3-3은 동시결재 즉 병렬처리입니다.)
🔢 발신결재 추가는 결재 순서 사이에 위치합니다. (1과 2 사이에 추가할 경우 1.1 1.2로 설정하며, 1.1 1.1 로 같으면 병렬처리입니다.)
법무담당 등 특정업무의 담당자를 지정하여 결재과정에서 추가할 수 있습니다.
☑️ 수신결재
최근 연차 휴가의 경우 팀장결재로 휴가 승인을 마무리하는 경우가 많습니다. 하지만, 경조휴가, 사직원, 명함신청 등 인사팀이 해당 요청을 수신하여 처리하는 프로세스가 필요합니다.
1️⃣ 고객사의 인사제도, 전결규정에 따라 현업의 결재만으로 진행될 수 있습니다.
2️⃣ HR시스템에서 전자결재는 대체로 인사팀의 업무로 진행됩니다.
3️⃣ 수신결재는 인사팀에서 수신하고 업무를 처리하는 과정입니다.
4️⃣ 고객사에 따라서 인사팀 외 재경/ 구매팀 등을 수신부서로 두고 수신결재로 업무를 처리할 수도 있습니다.
신청부서별로 담당을 각각 지정할 수 있습니다. 🔝국내 유일 제공
☑️ 참조자
승인/반려와 같은 결재를 하지 않지만, 어떤 신청이 있었고 어떻게 진행되는지 조회합니다. 휴가신청을 하면서 본인의 휴가 계획을 관련자에게 참조로 알리는 경우가 포함됩니다.
1️⃣ 전자결재가 진행되는 과정을 알아야 하는 관련자를 위한 기능입니다.
2️⃣ 참조자는 신청서별로 미리 정해 놓을 수 있습니다.
3️⃣ 기안자는 정해진 참조자 외 업무상 결재 진행상황을 알아야 할 관련자를 추가할 수 있습니다.
신청부서별로 지정할 수 있으며, 기안자가 추가할 수 있습니다. 추가된 참조자는 결재 과정에서 다시 제외할 수도 있습니다. 🔝국내 유일 제공
☑️ 대결자 지정
아무리 스마트폰 시대에서 언제 어디서나 결재할 수 있다고 해도 경조 등의 사유로 결재를 못하는 경우가 있습니다. 이러한 특별한 경우에 대결자를 지정할 수 있어야 합니다.
1️⃣ 모바일 시대에서 언제 어디서나 결재를 할 수 있게 되었지만 결재를 할 수 없는 경우가 있습니다.
2️⃣ 특정기간 동안 대결자를 지정할 수 있습니다.
3️⃣ 팀장 등 직책자는 본인의 휴가를 신청할 때 대결자를 지정할 수 있습니다.
휴가를 신청하면서 대결자를 지정하거나, 대결자 지정관리를 별도로 관리할 수 있습니다.
☑️ 데이터 처리가 되는 전자결재
결재와 데이터처리가 따로 국밥이 되어서는 인사팀의 업무가 경감되지 않습니다.
1️⃣ 전자결재가 단순히 서명만 되어서는 반쪽입니다. 결재의 결과로 데이터까지 처리되어야 합니다.
2️⃣ 연차휴가를 포함한 우리 회사의 각종 휴가, 연장근무신청, 유연근무신청, 근무유형, 복리후생 신청 등이 데이터가 처리되어야 합니다.
전자결재가 단순히 “해도 된다＂에 그쳐서는 안됩니다. 결재결과가 인사데이터에 반영되어야 진정한 결재가 될 수 있습니다.
☑️ 연장근무 신청 사례
연장근무에 대한 인사제도를 반영한 데이터 처리가 됩니다.
☑️ 자유폼 : 전자결재 양식을 자유롭게
근로계약, 연봉계약, 보안서약서, 연차촉진 등을 자유롭게 구성하며 사직원, 명함신청과 같이 정보를 수신부서가 취득한 다음에 후속 작업을 할 수 있도록 합니다.
☑️ 데이터폼 : 양식의 자유에 데이터 처리까지
인사, 총무 업무 외 구매 등 경영지원을 위한 신청-승인 프로세스를 자동화처리가 되도록 구성할 수 있습니다.
- 데이터를 리포트 형태로 제공하여 데이터관리 가능
- 보고용 또는 보관용으로 문서 출력
- 민감한 정보는따로! 세분화된 조회권한 설정
- 조회권한을 항목별로 구분하여, 불필요한 정보 노출 차단
- 관리자는 각 문서에 대한 조회 권한 상세관리 지원
인사발령, 채용발령, 복직신청 등을 프로세스로 처리될 수 있도록 하고 각종 총무신청도 데이터가 처리되도록 합니다.
☑️ 진행중 결재문서 종합처리
결재는 기결재와 미결로 크게 나뉩니다. 기결도 본인은 했지만 최종 결재자가 승인/반려를 해야 끝나는 것이죠.
진행 중인 문서를 종합적으로 보십시오.
🆗 진행중 문서를 한눈으로 볼 수 있습니다.
🆗 놓치지 않는 결재처리를 지원합니다.
진행중 문서를 한번에 파악합니다.
☑️ 다양한 분류로 결재 지원
결재문서를 종합적으로 관리하고,
일괄처리, 정렬하고 필요시 다운로드하여 관리합니다.
분류별로 중요한 정보를 각각 조회할 수 있도록 했습니다
.
🆗 결재문서를 업무처리별로 조회합니다.
🆗 종합처리, 일괄처리를 지원합니다.
진행중 문서를 한번에 파악합니다.
☑️ 조직도에 의한 자동 결재선
타사 제품은 결재선을 스스로 만들고 저장하여 사용합니다.
인사발령에 따라 자동 구성되는 시스템과 비교하여 주십시오.
물론, 수동 설정도 제공합니다.
🆗 결재문서를 업무처리별로 조회합니다.
🆗 종합처리, 일괄처리를 지원합니다.
인사발령 사항이 자동 반영됩니다.
☑️ 결재선 종합 변경
결재선을 종합적으로 변경할 수 있습니다.
수학적으로 설계되어 번호를 지정하면 순차와 병렬결재를 쉽게 지정할 수 있습니다.
🆗 결재문서를 업무처리별로 조회합니다.
🆗 종합처리, 일괄처리를 지원합니다.
결재선 변경은 신청서별로 결재선 변경을 허용했을 때 사용할 수 있습니다.
수학모델로 과학적인 변경을 지원합니다.
☑️ 결재선 단순변경 : 결재자 추가, 위치변경, 순차/병렬 선택
결재선 변경을 한명씩 하고 위치를 변경할 수 있습니다.
🆗 결재자를 한명씩 간단하게 추가할 수 있습니다.
🆗 위치를 드래드앤 드롭으로 변경할 수 있습니다.
🆗 순차와 병렬결재도 마우스클릭으로
결재선 변경은 신청서별로 결재선 변경을 허용했을 때 사용할 수 있습니다.
드래그앤 드롭과 마우스클릭 한번으로 변경처리할 수 있습니다.
☑️ 참조자 즉시 추가
예정된 휴가, 출장, 교육 등을 관련 동료에게 알리기 위한 참조자 지정은 성명으로 찾아서 추가할 수 있습니다.
☆ 삭제는 그냥 선택만 하면 됩니다.
☆ 삭제는 그냥 선택만 하면 됩니다.
🆗 이름으로 참조자를 쉽게 추가할 수 있습니다.
🆗 결재과정을 알릴 관련자를 선택하십시오.
인사팀이 설정한 참조자는 변경할 수 없습니다.
이름만으로 쉽고 편하게 추가할 수 있습니다.
☑️ 사용했던 결재선 재사용
결재선 변경이 허용된 경우 매번 결재선을 선택할 필요없이 사용했던 결재선을 선택하면 됩니다.
신청서별로 저장되기 때문에 총무결재 등으로 따로 저장할 필요도 없습니다.
🆗 신청서별로 사용했던 결재선이 저장되어 있습니다.
🆗 별도의 저장 작업없이 사용했던 결재선을 선택하십시오.
인사팀이 재사용을 허용했을 때 사용할 수 있습니다.
사용했던 결재선을 저장하고 있으므로 별도로 수동 저장을 할 필요가 없습니다.
☑️ 전자결재 = 인사제도
연차휴가는 팀장 전결로 하지만, 경조휴가는 본부장 결재와 인사팀이 수신해야 하며, 청첩장 등 증빙자료 첨부를 필수로 해야 하는 인사제도를 반영합니다.
- 경조휴가는 청첩/부고장 등을 첨부를 필수로 설정할 있습니다. 이런 제도를 반영하는 것이 필요합니다.
- 근로계약서 등은 본인 수령을 부인하지 못하도록 OTP를 추가할 수 있습니다.
- 이와 같은 사례와 같이 전자결재는 우리 회사의 제도를 반영할 수 있어야 합니다.
인사제도를 신청서별로 반영할 수 있어야 HR시스템의 전자결재라고 할 수 있습니다.
☑️ 전자결재 = 기업문화
고객사별로 전자결재 용어가 다양합니다. 승인 대신에 가결, 반려 대신에 부결이라는 용어를 쓸 수도 있습니다. 합의와 협조 등 각종 용어를 고객사별로 반영합니다.
전통이 있는 기업에서 용어는 기업의 전통이며 문화입니다. 사용하고 있는 용어를 그대로 사용하십시오.
☑️ 전자결재 = 인사팀의 업무
인사팀에서는 결재과정을 조회하고 강제 승인, 반려 등을 할 수 있도록 하여 소속팀장 부재 등의 상황에 대처할 수있도록 했습니다.
인사팀에서 결재과정을 종합 관리할 수 있습니다.